UX-Management als Interim: Mehr als eine Übergangslösung

Wenn in Unternehmen die notwendigen Kapazitäten, aber auch Kompetenzen und Strukturen im Bereich UX fehlen, dann ist dies ein Fall für Interim-UX. Im Großen als UX-Management, angewandt auf Leadership und Strategie, aber auch im Kleinen, eher operativ und prozessoptimierend in UX-Research und UX-Design.

Kurz gesagt: Interim bedeutet externe Unterstützung, die für einen begrenzten Zeitraum ins Unternehmen geholt wird und ihre UX-Expertise dort einbringt, wo sie gebraucht wird. Im Idealfall hinterlässt ein UX-Interim das Team gestärkt, besser strukturiert und mit mehr Know-how. Wie eine solche Interimsrolle für die Bereiche UX-Research, UX-Design und UX-Management aussehen kann, beleuchten wir in diesem Artikel.

🧠  Das Wichtigste in aller Kürze:

Unternehmen brauchen Klarheit über ihre UX-Needs, in welchem Bereich ein UX-Interim sinnvoll ist und ob sie operative oder strategische Unterstützung brauchen – oder sogar beides.
Strategisches UX-Management baut als Interim Head of UX sowohl Team– als auch Leadership-Strukturen auf, optimiert interne Prozesse und bringt neues Know-how ins Unternehmen.
Operative UX-Interims unterstützen bei Design- oder Research-Projekten und gleichen personelle Engpässe sowie fehlende Expertise intern aus, ohne eine neue Stelle schaffen zu müssen.

Wann ist eine Interimsstelle im UX-Bereich sinnvoll?

Interim Management ist ein gängiges Konzept, um temporär externe Expertise und Unterstützung ins eigene Unternehmen zu holen. Vor allem bei Führungspositionen in Großunternehmen ist es keine Seltenheit und entscheidet oft über den geschäftlichen Erfolg oder Misserfolg. Im UX-Bereich ist dies vielleicht noch nicht so üblich, da hier noch häufiger mit externen Dienstleistenden, wie beispielsweise Freelancern für UX-Design oder Agenturen für UX-Research und -Testing, zusammengearbeitet wird.

UX-Interim vs. Freelancer & Agentur

Ein UX-Interim ins Unternehmen zu holen, hat gegenüber Freelancern und Agenturen einen entscheidenden Vorteil: Diese Person ist zwar zeitlich befristet angestellt, aber Vollzeit für dein Unternehmen tätig und nur für dich da. Sie kann viel tiefer in deine Organisation einsteigen, individuell auf deine Bedürfnisse eingehen und hinterlässt ein System, das intern weitergeführt werden kann. Ziel von UX-Management auf Interimsbasis ist es, das bestehende Team fachlich weiterzubilden oder ein neues Team aufzubauen und zukünftige Rollen zu definieren.

Externe Dienstleistende haben immer nur begrenzten Einblick ins Unternehmen und arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, nicht nur für dich. Ihre Kapazitäten sind also immer limitiert und ihr Fokus ist geteilt. Außerdem ist der Auftrag, den du ihnen gibst, in der Regel auf ein bestimmtes Projekt ausgerichtet und lässt keinen Raum für eine ganzheitliche Transformation.

UX-Interim vs. interne Stelle

Befindet sich das UX-Team noch im Aufbau oder ist gar nicht vorhanden, stehen Unternehmen vor dem Dilemma sich als erste Fachkraft entweder einen teuren Head of UX für die langfristige Strategie ins Boot zu holen, oder aber erst einmal auf eine juniorige Person zu setzen, die operativ da unterstützt, wo es gerade brennt. Oft fällt die Entscheidung auf die letzte, auf den ersten Blick günstigere Option. Gerade im UX-Bereich gibt es zur Zeit viele Junior Manager:innen, die zwar ihre ganze Power einbringen können, aber wenig Erfahrung mitbringen, wenn es um den Aufbau einer ganzen Abteilung und der notwendigen Prozesse geht. Das verschafft vielleicht kurzfristig Abhilfe, aber schadet langfristig eher, da die grundlegende Basis fehlt. Auch hier wäre eine temporäre Unterstützung durch einen UX-Interim eine lohnende Alternative oder Ergänzung.

Eine UX-Interimsstelle ist in verschiedensten Situationen sinnvoll – unabhängig davon, wie hoch der UX-Reifegrad im Unternehmen bereits ist:

Ein Projekt benötigt mehr Kapazitäten als intern vorhanden sind
Eine Stelle fällt weg und kann nicht in Vollzeit nachbesetzt werden
Eine Person muss vorübergehend ersetzt werden (z. B. wegen Elternzeit)
Dem Team fehlt UX-Leadership und Vision
Dem Team fehlt Know-how in einem spezifischen Bereich
Das Team befindet sich im Aufbau und Prozesse fehlen
Es gibt nur ein „Research Team of One“, das alles alleine leisten muss
Es gibt noch gar kein Team und grundlegende Strukturen

Häufig ist es aus verschiedenen Gründen nicht möglich, eine weitere unbefristete Stelle zu schaffen. Hier kann eine UX-Interimsstelle, die nicht nur kurzfristig überbrückt, sondern nachhaltig wirkt, Abhilfe leisten.

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5 Vorteile von UX-Interim für Unternehmen

Falls du es noch nicht wusstest: UX-Interims können auch von Agenturen gestellt werden. Das hat gegenüber selbstständigen Personen viele Vorteile. Denn du bekommst nicht nur die Expertise von einem UX-Interim, sondern auch die der gesamten Agentur dahinter. Außerdem ist dir vielleicht am Anfang noch nicht ganz klar, welche Interimsrolle du wirklich brauchst. Kein Problem mit einer Agentur, sie kann UX-Interims sowohl für UX-Design, UX-Research als auch UX-Management meist nahtlos auswechseln. Dadurch gibt es auch keine personellen Ausfälle, wie durch Urlaub oder Krankheit.

UX-Interim bedeutet für Unternehmen:

Erhöhte Flexibilität

Ganz auf die UX-Needs deines Unternehmens abgestimmt, kann auf Veränderungen im Unternehmen mit externer Unterstützung reagiert werden, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Meist ist auch der Vertragsprozess unkompliziert und kurzfristige Verfügbarkeit gegeben.

Kosteneffizienz & ROI

Da es nicht notwendig (oder machbar) ist, eine Vollzeitstelle zu schaffen, können Unternehmen für einen begrenzten Zeitraum gezielt auf externe Expertise zurückgreifen, von der sie auch nach der Interimszeit durch etablierte Strukturen und vermitteltes Know-how profitieren. So ergibt sich ein klarer ROI.

Komplementäre Expertise

Interimspositionen werden für einen ganz bestimmten Zweck und mit einem spezifischen Ziel besetzt, so dass die neue Person ihre Expertise genau dort einbringt, wo sie im Unternehmen am dringendsten benötigt wird.

Schnelle Einarbeitung und Umsetzung

Die Person, die eine Stelle auf Zeit antritt, ist in der Regel sehr erfahren und vor allem daran gewöhnt, temporär in bestehende Strukturen einzusteigen und sofort produktiv zu werden. Sie sind daher sehr fix in der Einarbeitung und bringen sich nahtlos in die Umsetzung ein.

Neue Perspektiven

Neben mehr Know-how und Produktivität kommen vor allem neue Ideen und andere Herangehensweisen ins Unternehmen. Es weht zwar ein frischer Wind, der das Team und das Unternehmen etwas aufmischt, aber nur so werden Schwachstellen und blinde Flecken aufgedeckt.

Nicht zu vergessen: Einer der wichtigsten Vorteile für die Teammitglieder ist, dass ein UX-Interim keine Konkurrenz bildet, sondern viel mehr positive Effekte auf ihre eigene Entwicklung hat. Denn ein UX-Interim gibt das eigene Wissen weiter und sorgt für nachhaltige Prozesse, von denen alle profitieren.

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Operativ vs. strategisch: Was braucht dein Unternehmen?

Interim, Elternzeitvertretung, Maternity Cover, befristet, Freelance, … Die Bezeichnungen in Stellenausschreibungen sind vielfältig, meinen aber oft das Gleiche: Eine Person, die für eine befristete Zeit in ein bestehendes Team einsteigt (oder es erst aufbaut), ihre Expertise einbringt und das Unternehmen dann wieder verlässt. Gesucht wird in der Regel ein spezifisches Kompetenz- und Rollenprofil, das sich nahtlos in das Team und das Unternehmen einfügt.

Was machen operative UX-Interims?

Operative UX-Interims werden meist in bestehende Teams eingesetzt, um Fachkräftemangel auszugleichen und Projekte zu unterstützen. Sie übernehmen temporär Verantwortlichkeiten im Bereich UX-Design oder UX-Research und haben einen klaren Fokus auf die praktische Umsetzung. Operative UX-Interims sind stark auf die tägliche Arbeit, Projektumsetzung und kurzfristige Ziele ausgerichtet. Sie folgen den Vorgaben der UX-Strategie im Unternehmen.

Was machen strategische UX-Interims?

Strategische UX-Interims kommen tendenziell eher in entstehende Teams, um nicht nur mit ihrem fachlichen Know-how operativ zu unterstützen, sondern primär Strukturen aufzubauen und Leadership zu etablieren. Im Gegensatz zum operativen UX-Interim liegt der Fokus des strategischen Managements auf der Ausrichtung und Optimierung der UX-Prozesse im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen und KPIs. Dazu gehört auch gutes Stakeholder-Management.

Doch woher weißt du eigentlich, was dein UX-Team braucht?

Hier ein paar Unterschiede, die dir erste Anhaltspunkte für deine Entscheidung geben können:

Diese Kompetenzen bringen richtig gute UX-Interims mit

So unterschiedlich operative und strategische UX-Interims in vielerlei Hinsicht auch sein mögen, so haben beide doch auch vieles gemeinsam, was ihre Arbeit so erfolgreich macht. Eine kleine Checkliste für die erfolgreiche Besetzung einer Interimsstelle:

Tiefgehende UX-Erfahrung
Du musst dich auf die Expertise dieser Person verlassen können, checke also sorgfältig die Referenzen und nutze gegebenenfalls eine maßgeschneiderte Case Study im Bewerbungsprozess. Für operative UX-Interims reichen auch schon 2+ Jahre Berufserfahrung aus, für strategische sollten es 4-5+ Jahre sein. Wichtig ist vor allem die Fähigkeit, UX-Prinzipien in verschiedenen Branchen und für unterschiedliche Zielgruppen anzuwenden, um so den spezifischen Bedürfnissen deines Unternehmens gerecht zu werden.
Strategisches Denken
UX-Interims müssen in der Lage sein, Komplexität zu reduzieren und sich schnell in das Unternehmen und die Prozesse einzuarbeiten. Im strategischen UX-Interim-Management ist außerdem eine ganzheitliche Herangehensweise gefragt. Dabei wird der aktuelle Status quo hinterfragt und eine UX-Vision für das gesamte Unternehmen entwickelt. Auch dies lässt sich gut in einer Case Study abbilden.
Projektmanagement-Skills
Egal ob im Projekt selbst oder in der Leadership-Ebene – gute UX-Interims müssen fähig sein, Projekte von der Planungsphase bis zur Fertigstellung durchzuführen und zu leiten, einschließlich der eingeplanten Ressourcen. Dazu gehört auch, Risiken frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, um den Erfolg des Projekts nicht zu gefährden.
Starke Kommunikation
Gerade wenn es um (internes) Stakeholder-Management geht, ist Kommunikation A und O. Diese braucht es sowohl auf strategischer als auch auf operativer Seite, denn sowohl innerhalb als auch außerhalb von Teams muss der Impact von UX klar vermittelt werden. Gerade komplexe Ideen, Konzepte und Entscheidungen müssen auch Fachfremden verständlich vermittelt werden können, denn nur so lässt sich der Einfluss von UX im Unternehmen steigern.
Führungsqualitäten
Gutes Leadership fängt auch schon auf operativer Ebene an. Sich der eigenen Kompetenzen und denen im Team bewusst zu sein und diese entsprechend zu fördern. Dazu gehören Freiräume, Motivation und Inspiration, die vorgelebt werden müssen. Eine klare Vision und der Beitrag jeder einzelnen Person dazu muss klar sein. Zu den Skills guter Interims gehört auch Mentoring, um das Team auch nach dem Verlassen des Unternehmens zu befähigen.
Empathie
Vielleicht sogar DIE wichtigste Kompetenz von UX–Interims, da sie so tief in der Grundidee von UX verankert ist. Ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse, Wünsche und Herausforderungen der User ist entscheidend für die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen, die einen echten Mehrwert bieten. Ebenso ist es unerlässlich, die gleiche Empathie, Neugier und User Centricity auch intern anzuwenden.
Interne User Centricity
Interne User Centricity bedeutet, die Prinzipien der nutzerzentrierten Gestaltung auf interne Stakeholder und Teams anzuwenden. UX-Interims, die diese Ausrichtung verfolgen, verstehen die Bedürfnisse der internen „User“. Sie gestalten Prozesse, Tools und Kommunikation so, dass diese effizienter und effektiver arbeiten können. Die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen stellt sicher, dass interne Arbeitsabläufe optimiert werden und die Bedürfnisse der internen User ebenso ernst genommen werden wie die der externen User.
Problemlösungsfähigkeiten
Ebenfalls ein Muss für gute Interims. In der Praxis bedeutet dies, dass man in der Lage sein muss, schnell und effektiv auf Herausforderungen und Hindernisse zu reagieren. Dies erfordert analytisches Denken, Kreativität und die Fähigkeit, unter Druck fundierte Entscheidungen zu treffen. Es geht nicht nur darum, Probleme zu erkennen, sondern auch darum, proaktive Strategien zu entwickeln, um sie zu lösen, bevor sie die Projekt- und Unternehmensziele gefährden.

Pack die Liste am besten fürs nächste Bewerbungsgespräch ein! Davor musst du aber noch eine Frage klären:

Welchen UX-Interim braucht dein Unternehmen?

UX-Interims können nicht nur strategisch oder operativ ganz unterschiedlich eingesetzt werden, sondern auch innerhalb der verschiedenen UX-Disziplinen wie Research oder Design. Brauchst du jemanden, der deine UX-Abteilung nachhaltig aufbaut, dann ist ein generalistischer Interim Head of UX sinnvoll. Diese Person beherrscht UX-Management auf höchstem Niveau und hilft dir, die richtigen Prozesse aufzusetzen und Expertise ins Team zu holen. Mit den folgenden Rollenprofilen kannst du dir ein erstes Bild machen, welcher UX-Interim zu deinen Bedürfnissen passt.

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Rollenprofil: Interim für UX-Design

Verantwortlich für:
Konzeption und Gestaltung von Interfaces, Design bis zur Entwicklung begleiten
Superpower:
funktionales und gleichzeitig attraktives Design erschaffen
Methodensicher in:
UX/UI-Design, Prototyping, Wireframing, Design Thinking
Arbeitet eng zusammen mit:
Product-Team, UX-Research-Team, Devs
Hinterlässt dem Unternehmen:
user-optimierte UX-Designs

Rollenprofil: Interim für UX-Research

Verantwortlich für:
qualitative und quantitative User Research, Interviewstudien, Usability-Tests, UX-Insights in verantwortliche Teams weitergeben
Superpower:
Analytisches Denken kombiniert mit empathischem Handeln
Methodensicher in:
UX-Research, UX-Testing, Tiefeninterviews, Mixed Methods
Arbeitet eng zusammen mit:
UX-Design-Team, Product-Team
Hinterlässt dem Unternehmen:
wertvolle User-Insights

Rollenprofil: Interim Head of UX (Interim für UX-Management)

Verantwortlich für:
user-zentrierte Unternehmenskultur etablieren, UX-Strategie entwickeln, UX-KPIs aufsetzen, UX-Teams aufbauen und skalieren
Superpower:
Status quo hinterfragen und Vision vorleben
Methodensicher in:
UX-Management, Stakeholder-Kommunikation, Change Management
Arbeitet eng zusammen mit:
UX-Team, Head of Product bzw. CPO/CTO, Geschäftsführung bzw. Leadership-Team
Hinterlässt dem Unternehmen:
nachhaltige UX-Strukturen

Fazit: Der ROI von UX-Interim

Egal ob für UX-Research, UX-Design oder UX-Management, das Konzept eines UX-Interims bietet deiner UX-Abteilung viele verschiedene Vorteile, wenn dir gerade Kapazitäten oder Kompetenzen fehlen – oder du noch gar keine Abteilung hast. Wenn hinter UX-Interims eine ganze Agentur steht, kannst du dich darauf verlassen, dass sie dir genau die fachliche Expertise liefern, die du gerade brauchst.

Im Vergleich zu Freelancern sind UX-Interims mehr als nur eine Übergangslösung: Sie sorgen für einen langfristigen positiven Einfluss auf dein Team und den Impact von UX im ganzen Unternehmen. UX-Interims können sich schnell in neue Themen einarbeiten, ihr Know-how weitergeben und es direkt in der Praxis anwenden. Strategische UX-Interims helfen dir auch, sinnvolle Strukturen und Methodiken sowie erfolgreiche Teams aufzubauen. So kannst du UX nachhaltig in deinem Unternehmen etablieren, user-zentrierte Produkte entwickeln und die cross-funktionale Zusammenarbeit stärken. Der Übergang zwischen einem guten UX-Interim und dem nachfolgenden Team ist immer nahtlos.